Primul an de viață al unei firme este, din perspectivă contabilă și fiscală, cel mai important. Deciziile luate în primele săptămâni — forma de impozitare, statutul de plătitor de TVA, modul de organizare a evidenței primare — nu sunt simple formalități, ci opțiuni cu efect pe termen lung, uneori greu de corectat retroactiv. O contabilitate firma noua bine așezată de la început economisește bani, timp și, mai ales, evită penalitățile care apar tocmai atunci când administratorul crede că „firma încă nu a pornit cu adevărat”.
Realitatea este că obligațiile fiscale încep din prima lună de la înmatricularea la Registrul Comerțului, indiferent dacă firma a emis sau nu vreo factură. Chiar și o societate fără activitate are termene de declarare pe care le poate rata din necunoaștere. În acest ghid explicăm, pas cu pas, ce trebuie să știe un administrator despre contabilitatea și fiscalitatea primului an — de la alegerea regimului de impozitare până la înrolarea în Spațiul Privat Virtual și configurarea e-Factura.
Reținem un principiu general înainte de a intra în detalii: cotele de impozit, plafoanele și pragurile fiscale din România se modifică frecvent, uneori de la un an la altul sau chiar în cursul anului. Cifrele menționate mai jos au caracter orientativ pentru anul de referință 2026; verificați întotdeauna valoarea în vigoare la momentul deciziei, direct cu contabilul dumneavoastră.
Prima decizie majoră: microîntreprindere sau impozit pe profit
Cea mai importantă alegere fiscală a unei firme noi este regimul de impozitare a societății. În România există, în esență, două regimuri pentru o societate cu răspundere limitată (SRL): impozitul pe veniturile microîntreprinderilor și impozitul pe profit.
Regimul de microîntreprindere presupune un impozit calculat ca procent din veniturile totale, indiferent de cheltuieli. Este atractiv pentru firmele cu marjă mare de profit și cheltuieli reduse (servicii, consultanță, activități unde costurile sunt mici raportat la încasări). Accesul la acest regim este condiționat de un plafon de venituri anuale, de existența cel puțin a unui salariat și de respectarea unor restricții privind obiectul de activitate și structura acționariatului.
Regimul de impozit pe profit aplică o cotă la diferența dintre venituri și cheltuielile deductibile. Este de regulă mai avantajos pentru firmele cu cheltuieli mari (comerț cu marjă redusă, producție, activități care necesită investiții și achiziții semnificative), unde baza impozabilă reală este mult mai mică decât cifra de afaceri.
Cum alegi corect
Alegerea depinde de trei factori: tipul activității, nivelul estimat al veniturilor și structura cheltuielilor. Un exercițiu simplu de comparație pentru primul an de activitate ajută enorm. Tabelul de mai jos rezumă logica:
| Criteriu | Favorizează microîntreprinderea | Favorizează impozitul pe profit |
|---|---|---|
| Marja de profit | Mare (cheltuieli mici) | Mică (cheltuieli mari) |
| Tip activitate | Servicii, consultanță | Comerț, producție |
| Nivel venituri | Sub plafonul legal | Peste plafon sau în creștere rapidă |
| Predictibilitate | Impozit simplu de estimat | Impozit corelat cu profitul real |
Atenție: anumite activități (de exemplu consultanță, management sau alte domenii precizate de lege) pot fi excluse de la regimul de microîntreprindere sau supuse unor condiții suplimentare. De aceea, decizia nu se ia doar pe baza cifrelor, ci și în funcție de codul CAEN. Un contabil vă poate face o simulare comparativă înainte de a bifa opțiunea la înființare. Vedeți gama noastră completă de servicii de contabilitate și consultanță fiscală pentru firme noi.
Înregistrarea la TVA: plafon și tipul operațiunilor
O firmă nouă nu devine automat plătitoare de TVA. Înregistrarea în scopuri de TVA poate fi obligatorie (la depășirea plafonului de scutire pentru întreprinderile mici) sau opțională (prin cerere, chiar sub plafon).
Regula de bază: dacă cifra de afaceri anuală depășește plafonul legal de scutire, firma este obligată să se înregistreze în scopuri de TVA și să înceapă să colecteze și să deducă TVA. Plafonul este o valoare care se poate modifica legislativ, așa că verificați nivelul în vigoare la momentul respectiv.
Înregistrarea opțională poate fi avantajoasă chiar de la început în situații precum:
- firma face investiții mari la început (echipamente, amenajări) și vrea să deducă TVA-ul aferent;
- clienții principali sunt tot firme plătitoare de TVA, pentru care TVA-ul nu reprezintă un cost;
- firma face achiziții sau livrări intracomunitare (relevant mai ales pentru firmele cu capital străin, care tranzacționează cu firma-mamă din alt stat UE).
Pe de altă parte, dacă vindeți preponderent către persoane fizice sau clienți neplătitori de TVA, statutul de neplătitor vă poate face prețurile mai competitive. Există și un regim special pentru operațiunile intracomunitare, cu obligația înregistrării în Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI) și declararea prin declarația recapitulativă. Aceste aspecte trebuie clarificate încă din prima lună dacă firma comercializează în UE.
Obligații de la prima lună: SPV, e-Factura și evidența primară
Indiferent de regimul de impozitare, orice firmă nouă are un set de obligații care încep imediat după înmatriculare. Le tratăm în ordinea în care ar trebui bifate.
1. Înrolarea în Spațiul Privat Virtual (SPV)
SPV este canalul oficial de comunicare cu ANAF. Practic toate declarațiile, notificările și corespondența fiscală trec prin SPV. Înrolarea firmei (de regulă pe baza unui certificat digital calificat) este printre primii pași de făcut, pentru că fără acces la SPV nu puteți depune declarații și nu primiți notificările organului fiscal — inclusiv eventualele somații.
2. Configurarea e-Factura
Sistemul național e-Factura (RO e-Factura) a devenit obligatoriu pentru facturarea în relații B2B și B2G. O firmă nouă trebuie să fie pregătită să emită și să primească facturi electronice prin sistemul ANAF încă de la prima factură. Aceasta presupune un software de facturare compatibil sau conectarea la platforma dedicată, plus certificatul digital. Alături de e-Factura, urmăriți și obligațiile conexe de raportare (precum SAF-T prin declarația informativă și, pentru transportul de bunuri cu risc fiscal, e-Transport), care se aplică în funcție de dimensiunea și activitatea firmei.
3. Organizarea evidenței primare
Evidența primară înseamnă colectarea și arhivarea corectă a tuturor documentelor justificative: facturi emise și primite, bonuri, extrase bancare, contracte, state de plată. O firmă nouă trebuie să stabilească de la început un flux clar: cine adună documentele, în ce format, până la ce dată ajung la contabil. Ordinea din prima lună se transformă în declarații corecte și în lipsa stresului la termen.
4. Respectarea termenelor de declarare
Chiar și în primul an, apar termene recurente. Tabelul de mai jos prezintă categoriile principale (perioadele exacte se stabilesc prin calendarul fiscal anual — verificați datele în vigoare):
| Obligație | Cine o are | Frecvență orientativă |
|---|---|---|
| Declarații privind salariile și contribuțiile | Firmele cu salariați | Lunar |
| Decontul de TVA | Plătitorii de TVA | Lunar sau trimestrial |
| Declarația recapitulativă (operațiuni UE) | Firmele cu tranzacții intracomunitare | Lunar |
| Declararea impozitului (micro sau profit) | Toate societățile | Trimestrial / anual |
| Situații financiare anuale | Toate societățile | Anual |
Firma fără activitate tot are obligații
O concepție greșită frecventă: „firma nu a avut activitate, deci nu trebuie să depun nimic”. Fals. O societate „dormantă” (fără venituri și cheltuieli) tot are obligații declarative — de exemplu depunerea declarațiilor pe zero la termenele stabilite și, la final de an, a situațiilor financiare. Nedepunerea atrage sancțiuni și poate duce, în timp, la inactivarea fiscală a firmei, cu consecințe serioase (inclusiv anularea codului de TVA sau răspunderea administratorului). Dacă nu intenționați să desfășurați activitate o perioadă, discutați cu contabilul opțiunea suspendării activității la Registrul Comerțului, care reduce parte din obligații — dar nu le elimină complet.
Particularități pentru firmele cu capital străin
Pentru investitorii din Germania, Austria, Italia sau Olanda care deschid o firmă în România, primul an aduce câteva teme suplimentare. Tranzacțiile cu firma-mamă sau cu părți afiliate intră sub incidența regulilor privind prețurile de transfer și pot necesita documentație. Repatrierile de profit (dividende) și plățile transfrontaliere se analizează prin prisma convențiilor de evitare a dublei impuneri, pentru a aplica corect cotele reduse de impozit cu reținere la sursă. De asemenea, raportarea către societatea-mamă cere adesea reconcilierea între standardele contabile românești și cele ale grupului. Aici, un contabil obișnuit cu clientelă internațională face diferența. Aflați mai multe despre cum vă ajutăm pe investitorii străini.
Cum pornește Conta Fiscal firma pe baze corecte
Un început corect înseamnă mai puține corecții costisitoare mai târziu. La Conta Fiscal, membri CECCAR din 2004, așezăm de la prima zi structura contabilă a firmei: alegem împreună regimul de impozitare optim pe baza unei simulări, clarificăm statutul de TVA, vă înrolăm în SPV și configurăm e-Factura, apoi stabilim un flux de documente simplu și predictibil. Pentru firmele cu capital străin, vorbim direct în germană, engleză sau italiană și gestionăm relația cu firma-mamă și convențiile fiscale.
Dacă tocmai ați înființat o firmă sau sunteți pe cale să o faceți, contactați-ne pentru o discuție inițială. Punem primul an pe baze solide, ca să vă concentrați pe afacere, nu pe termenele fiscale.
Întrebări frecvente
Când trebuie să încep contabilitatea unei firme noi?
Din prima lună după înmatricularea la Registrul Comerțului. Obligațiile fiscale și declarative încep imediat, chiar dacă firma nu a emis încă nicio factură.
Ce e mai bine pentru o firmă nouă: microîntreprindere sau impozit pe profit?
Depinde de tipul activității, veniturile estimate și structura cheltuielilor. Microîntreprinderea avantajează firmele cu cheltuieli mici, iar impozitul pe profit pe cele cu cheltuieli mari. Ideal este o simulare comparativă înainte de a alege.
O firmă nouă este automat plătitoare de TVA?
Nu. Înregistrarea în scopuri de TVA devine obligatorie la depășirea plafonului de scutire, dar poate fi și opțională de la început, mai ales dacă firma face investiții mari sau tranzacții intracomunitare.
Trebuie să depun declarații dacă firma nu are activitate?
Da. Chiar și o firmă fără venituri și cheltuieli are obligații declarative, inclusiv declarații pe zero și situații financiare anuale. Nedepunerea atrage sancțiuni și risc de inactivare fiscală.
Ce este e-Factura și când o folosesc?
e-Factura este sistemul național de facturare electronică prin ANAF, obligatoriu în relațiile B2B și B2G. O firmă nouă trebuie să fie pregătită să emită și să primească facturi electronice de la prima factură.
De ce este importantă înrolarea în SPV de la început?
SPV este canalul oficial de comunicare cu ANAF. Fără acces nu puteți depune declarații și nu primiți notificările fiscale, inclusiv eventualele somații, ceea ce poate genera penalități.